監査対策・巡回指導
Countermeasure
巡回指導とは？
運輸開始届を提出してから６か月前後程度（その後は約２年毎に実施されます）で、トラック協会の各都道府県の適正化事業課より、運行管理や書類の保存・労務管理が適正に行われているかのチェックに「巡回指導」（監査の一歩手前の調査のようなもの）が来ます。
この巡回指導は、年々内容や処罰が厳しくなってきており、営業所として届け出を出している所へ担当官（通常２名）が来て、点呼記録簿や日報、タコグラフ、安全指導記録、日常点検及び３か月点検整備記録、適性診断や健康診断の受診記録など各書類の保存状況や内容を一通りチェックするのですが、社会保険未加入・点呼記録の未整備等、一部の重要な部分が不適切だった場合は、即運輸局に通報 → 車両停止処分、悪質と判断された場合は事業停止処分。となることがあります。
運輸局の監査について
最悪のケースに繋がる場合もあるため、注意が必要です！調査項目に関しては、それ程大きな違いはありませんが、「運輸局の監査」の方が厳しく、不適切な場合があれば即、行政処分へと繋がります。また、内部告発や通報、重大事故を起こした際などに来ることが多いため、より踏み込んだ指摘や追及になる傾向が高いです。そのため、事業者にとっては「運輸局の監査」の方が構えざるを得ない、と言えます。
ただし、「適正化事業課の巡回指導」の際に不備等が発覚して通報される→「運輸局の監査」に繋がる、というケースもよくありますので、「適正化事業化の巡回指導」だからと言って、気を抜いて良いという訳ではありません。
各種届け出の確認から、点呼記録や日報・点検整備記録・運行指示書・車両台帳・運転者台帳・就業規則etc…等、チェックが必要な書類は全て内容が確認され、書類の不備や、労働時間や運転時間等で不適切な内容があれば、どんどん違反点数が加算され、重い場合は事業停止、最悪のケースでは、許可の取り消しという可能性もゼロではありません。
最悪のケースを避けるためにも、書類の整備や日々の日報・点呼記録簿への記録が、重要です。また、運輸局からの監査は告発や通報及び重大事故・違反をきっかけとして突然来るケースが多いので、事前に書類準備をする余裕などないケースが殆どです。 また、書類上だけで辻褄が合うように作成したりすると、内容に矛盾が出てきてしまい、プロの監査官から鋭い指摘を受けることになり、その場凌ぎの対応は大変危険です。
そうならないためには…日頃から必要な記録や書類の整備を習慣づけて行う事が必要不可欠です。現状では行えていない方は、必要な書類や記録がどのようなものかをお忘れの場合・ご理解出来ていない場合等がありますので、これをお読みいただいたことをきっかけに、ぜひ一度当事務所までご相談くださいませ。一緒に、本格的に取り組んでいきましょう！
上記でご案内した、トラック協会の適正化事業課からやって来る「巡回指導」と、運輸局からやって来る「監査」を同様のものと捉えていませんでしょうか？
もちろん、適正化指導課の巡回指導時に不敵切な部分があったり、悪質な違反・又は是正に応じなかったりした場合は運輸局に通報され、監査がやって来ることもありますが…
監査違反があれば「即処分！」とは基本的にはなりません。
上記のトラック協会から運輸局への通報とは別に、重大事故発生時・悪質な交通違反をした時にやって来るのが、運輸局による「監査」です。通報以外で、監査にやって来る要因をまとめました。最近では、この要因に関係なく「突然やって来る！」というケースもよく耳にするようになりました。
■自社運転手の有責による重大事故を起こしたとき
■運転手の無免許・無資格運転・車検切れ車両で走行する等の重大違反が発覚したとき
■労働局から労働基準法違反で通報されたとき
■自社運輸局へ何らかの違反について社員からの内部告発や外部からの通報があったとき
■「トラック協会の巡回指導」の際、運輸局への通報を義務付けられている違反が確認されたとき
自社車両はもちろんのこと、利用運送で庸車に依頼することも許されないため、荷主様に迷惑をかけることにもなり、それをきっかけに取引を停止されてします危険性も孕んでいます。事業停止の期間には、売上が立たないことも考えれば、会社の存続そのものに影響を及ぼすような事態にも発展しかねません。
普段から労務管理・運行管理をきちんと行うことが出来れば大丈夫です！
逆に言えば、普段からコンプライアンスを意識して、労務管理書類の整備や日報の記入方法等、一日二日でどうにかなるものではないので、普段から習慣づけて正しく行っていく必要があります。突然やって来る可能性もありますので、そうなれば事前準備する時間も僅かしかなく、対処の方法は限りなく無いに等しいと言えます。
当事務所では、日々の運行管理や書類設備の指導も行っております。
・取り組み方がわからない
・日常業務が忙しくて余裕がない。
という方は一度ご連絡ください。当事務所がお力になれることが、何かあるはずです！
運輸局監査のきっかけ
◆普段から労務管理・運行管理をきちんと行うことが出来れば大丈夫です！
運輸局から監査が来る主なきっかけとして、以下の要因が上げられます。
■自社運転手の有責による重大事故を起こしたとき
■自運転手の無免許・無資格運転・車検切れ車両で走行する等の重大違反が発覚したとき
■労働局から労働基準法違反で通報されたとき
■運輸局に何らかの違反で社員の内部告発・外部からの通報があったとき
■「トラック協会の巡回指導」の際に、運輸局の通報を義務付けられている違反が確認されたとき
普段からコンプライアンスを意識して労務管理や運行管理を行わなければ、いずれかの条件に当てはまってしまい、監査が来ることになります。
いずれかの条件に当てはまるという事は、必然的に労務管理や運行管理に問題がある可能性が高く、行政処分を受ける可能性も高くなる悪循環に陥ってしまいます。
行政処分を受けないようにする為には、逆に言えば、普段から労務管理・運行管理をきちんと行っていれさえすれば、運輸局からの監査が入る可能性が少なからず減ることとなり、例え監査が入ったとしても、処分を最小限に抑えられます。
通報強化の案内文書
対策に不安のある方、直前のご相談でも一度ご連絡ください！
国土交通省より平成25年10月1日から通報の強化案内書が発表されました。
車両停止や事業停止になれば、その間の売り上げは当然立ちません。そうなると、数十万円から数百万円規模の損失にもなりかねません。各物流業界誌でも毎月、行政処分を受けた会社が数十社が公開されています。最悪の場合、そのまま会社が閉鎖に追い込まれている方もいらっしゃいます。
そうならない為には、日頃から書類の整備や適切な運行管理に取り組むことが必要ですし、監査の直前にでも取り組めば、少しでも処分を軽減することが出来る場合もあります。
当事務所では、事前の巡回指導対策・Ｇマーク（優良安全運転事業所の認定）の取得・巡回指導の立合い等も含めて多数の実績を持っております。お忙しくて時間を割くことが難しい方・不安をお持ちの方・安全・運行管理の適正化に取り組みたい方等、ぜひ一度お気軽にご相談下さいませ。
サ―ビス内容・費用について（目安）
・内容
毎月一回のご訪問、法令等の変更時も含めた書類整備、日報等のチェック記載指導、その他簡易なご相談、書式等の提供及び当事務所主催の運送会社様同士の交流会へのお誘い
・料金
月額2万円～（車両10台まで／以後1台ごとに＋1000円）
・内容
２回のご訪問、書類整備、日報等のチェック、指導、巡回指導リハーサル
・料金
10万円～（車両10台まで／以後1台ごとに＋3000円）